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La posición de Coordinador de Procesos y Documentación tiene como propósito fundamental gestionar, estructurar y salvaguardar la arquitectura documental y procesal de la organización. Reportando a la Dirección de Excelencia Operacional, este rol es indispensable para asegurar la calidad de los procesos, la mitigación de riesgos, el cumplimiento normativo y la disponibilidad de la información oficial requerida por auditorías y órganos de gobierno corporativo.
Responsabilidades principales
Asesorar a las distintas áreas de la organización en el diseño y estructuración de documentos orientados a garantizar la calidad de los procesos y servicios.
Diseñar y proponer actividades de control, identificar riesgos operativos y participar activamente en la revisión de documentos priorizando su validación antes de ser aprobados.
Mantener el control centralizado del inventario documental (vigente y obsoleto) mediante la Matriz de Control de Documentos y la vigilancia del cumplimiento del procedimiento normativo interno.
Coordinar los ciclos de actualización documental y estructurar los reportes para su aprobación por parte de la Dirección General, el Comité de Auditoría y el Consejo de Administración.
Administrar el Sistema de Control Documental (software especializado), gestionando usuarios, accesos, estructura de archivos y actuando como enlace directo con el proveedor del servicio.
Elaborar informes y métricas sobre el grado de cumplimiento y avance en la actualización documental de las diversas áreas organizacionales.
Canalizar y atender las solicitudes de información e inspección documental requeridas en procesos de auditoría interna y revisiones regulatorias de autoridades.
Fungir como el único canal oficial autorizado para la emisión, control y distribución de copias oficiales vigentes en la empresa.
Colaborar en proyectos estratégicos impulsados por la Dirección de Excelencia Operacional e inculcar una cultura organizacional enfocada en la documentación continua.
Velar por el apego a las políticas de Seguridad de la Información.
Requisitos
Obligatorios:
Título o cédula profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o carreras afines.
Mínimo 3 años de experiencia comprobable en control documental, mapeo y análisis de procesos, así como en la elaboración y redacción de políticas, manuales y procedimientos.
Dominio conceptual y práctico de la Norma ISO*y de las 7 herramientas básicas de la calidad.
Experiencia previa en administración de Software y Sistemas de Control Documental.
Dominio del idioma inglés.
Redacción técnica impecable y dominio ortográfico avanzado.
Deseables:
Experiencia previa en sectores financieros o entornos altamente regulados.
Manejo de metodologías de recolección de datos como entrevistas, análisis documental y observación participante.
Habilidades y competencias clave
Pensamiento visual, capacidad analítica y abstracción de procesos.
Escucha activa y comunicación asertiva a todo nivel organizacional.
Planificación estratégica, organización y capacidad de negociación.
Enfoque a resultados, solución de problemas y toma de decisiones.
Liderazgo, supervisión de procesos y orientación al detalle.
Integridad, respeto y alto sentido de responsabilidad.
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