Descripción del puesto
Buscamos una Secretaria Ejecutiva y Asistente Administrativa profesional, organizada y con excelente actitud de servicio, que brinde apoyo directo a la Jefatura del Área de Inmuebles. Será responsable de la coordinación administrativa, el control documental, la atención a clientes e inquilinos, así como del seguimiento de actividades que faciliten la operación diaria y la toma de decisiones de la Dirección.
Si eres una persona discreta, con iniciativa, excelente presentación y capacidad para organizar múltiples actividades simultáneamente, queremos conocerte.
Principales funciones Apoyo Ejecutivo y Administrativo
- Brindar asistencia directa a la Jefa de Inmuebles en actividades administrativas y de seguimiento.
- Administrar agenda, coordinación de reuniones, citas y atención de compromisos del área.
- Elaborar oficios, cartas, reportes, minutas, presentaciones y documentos administrativos.
- Dar seguimiento a pendientes, acuerdos y compromisos de la Jefatura.
- Gestionar llamadas, correos electrónicos y correspondencia del área.
- Coordinar reuniones internas y externas, preparando la documentación necesaria.
Control Documental
- Organizar, clasificar y resguardar expedientes físicos y digitales de propiedades, contratos y documentación administrativa.
- Mantener actualizados archivos bajo estrictos criterios de confidencialidad.
- Recibir, registrar y canalizar documentación interna y externa.
- Llevar el control y seguimiento de contratos, renovaciones y documentación relacionada con inmuebles.
Atención a Clientes e Inquilinos
- Brindar atención cordial y profesional a inquilinos, clientes, proveedores y visitantes.
- Recibir y canalizar solicitudes, dudas o requerimientos al área correspondiente.
- Coordinar la recepción de visitantes y apoyo logístico durante reuniones.
- Dar seguimiento administrativo a solicitudes y trámites de clientes e inquilinos.
Seguimiento Administrativo y Financiero
- Solicitar facturas y documentación necesaria para trámites administrativos.
- Elaborar controles y reportes en Excel para seguimiento de pagos y servicios.
- Llevar registro y control de pagos de servicios, mantenimientos y gastos relacionados con inmuebles.
- Apoyar en la gestión y conciliación de caja chica.
- Dar seguimiento a aprobaciones de pago y solicitudes con las áreas involucradas.
Coordinación Interdepartamental
- Servir como enlace entre Inmuebles, Tesorería, Jurídico, Cobranza y proveedores.
- Dar seguimiento a solicitudes internas y asegurar el flujo oportuno de información.
- Coordinar la recepción de documentación de brokers, arrendatarios y proveedores.
Recepción de Notificaciones
- Recibir, registrar y canalizar notificaciones legales y administrativas conforme a los procedimientos establecidos.
- Mantener control y evidencia documental de la recepción de dichos documentos.
- Requisitos
- Licenciatura o carrera técnica en Administración, Contabilidad, Derecho, Secretariado Ejecutivo o afín (trunca o concluida).
- Experiencia mínima de 2 años como Secretaria Ejecutiva, Asistente Administrativa o puesto similar.
- Experiencia en manejo y control documental.
- Experiencia en recepción de notificaciones legales o administrativas (indispensable).
- Manejo intermedio de Microsoft Office (Excel, Word y Outlook).
- Excelente ortografía y redacción.
- Facilidad de comunicación verbal y escrita.
Conocimientos deseables
- Manejo de ERP Odoo.
- Experiencia en sector inmobiliario.
- Conocimientos básicos de contratos de arrendamiento.
- Conocimientos básicos de documentación jurídica y fiscal.
- Elaboración de reportes administrativos y controles en Excel.
Competencias
- Organización y planeación.
- Discreción y manejo confidencial de información.
- Excelente presentación ejecutiva.
- Atención al detalle.
- Sentido de urgencia.
- Servicio al cliente.
- Proactividad e iniciativa.
- Capacidad de seguimiento.
- Comunicación efectiva.
- Trabajo bajo presión y manejo de múltiples actividades.
Ofrecemos
- Sueldo mensual neto de $16,000 a $18,000 MXN, de acuerdo con experiencia.
Horario
Lunes a viernes de 8:30 a.m. a 6:00 p.m.
Modalidad presencial.
Este puesto es para ti si:
Eres una persona profesional, organizada y con vocación de servicio, disfrutas coordinar actividades, brindar apoyo ejecutivo, mantener el orden administrativo y gestionar información sensible con absoluta confidencialidad. Además, sabes anticiparte a las necesidades de tu jefe directo y mantener el control incluso cuando existen varios asuntos por atender al mismo tiempo.
- Prestaciones de ley.
- Vales de despensa.
- Estabilidad laboral.
- Excelente ambiente de trabajo.
- Oportunidad de desarrollo profesional en empresa consolidada del sector inmobiliario.
Sueldo: $16,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
